Wat is Odoo?

Wat het is

CRM gaat over alles vóór de opdracht: leads, verkoopkansen en de opvolging daarvan. Verkoop gaat over alles daarna: de offerte, de bevestiging en de doorloop naar levering en facturatie. In Odoo is dat één keten, waarbij een gewonnen verkoopkans direct een offerte wordt.

Waar het in de praktijk misgaat

De pijplijn zit in iemands hoofd. Dat werkt prima zolang die iemand er is. Zodra er een tweede verkoper bijkomt, of de eigenaar twee weken weg is, blijkt er geen gedeeld beeld te zijn van wat er loopt en wat er is beloofd.

Het andere patroon zie ik bij bedrijven die offertes in Word maken. Elke offerte is dan handwerk, prijzen worden overgetypt, en wat er precies is aangeboden staat alleen in een PDF in een map. Bij de opdracht begint het overtypen opnieuw, richting order en factuur.

Wat Odoo hierin doet

De verkoopkans en de offerte zijn hetzelfde spoor. Wat je in de offerte zet, is wat er straks geleverd en gefactureerd wordt, zonder tussenstap.

• Een pijplijn met fases die je zelf inricht, zodat je in één scherm ziet wat er loopt en wat er is blijven liggen.
• Geplande activiteiten per verkoopkans, waardoor opvolging een taak met een datum wordt in plaats van een voornemen.
• Offertesjablonen met vaste tekstblokken en optionele regels die de klant zelf kan aanvinken.
• Prijslijsten per klantgroep, hoeveelheid of periode, zodat kortingen een regel zijn en geen gewoonte.
• Online bevestiging, waarbij de klant de offerte digitaal accepteert en de order meteen klaarstaat.
• Koppeling met voorraad en facturatie, zodat een bevestigde order de levering aanmaakt en de factuur volgt uit wat er werkelijk is geleverd.

Wanneer je het aanzet

Verkoop zet je aan zodra je offertes maakt, dus vrijwel meteen. CRM is pas zinvol als er echt iets op te volgen valt: meer dan één persoon in de verkoop, of trajecten die weken tot maanden duren. Verkoop je vooral op bestelling zonder voortraject, dan is de pijplijn overhead die niemand bijhoudt.

Hoe dit uitpakt bij langere trajecten staat op Odoo voor dienstverlening.

Wat het is

De voorraadmodule houdt bij wat je hebt, waar het ligt en wat eraan komt. Elke ontvangst, levering en verplaatsing wordt vastgelegd als een voorraadbeweging, zodat je op elk moment kunt terugkijken hoe een aantal tot stand is gekomen.

Waar het in de praktijk misgaat

Bij de meeste bedrijven die ik spreek staat de voorraad ergens vastgelegd, maar klopt hij niet. Dat komt zelden door één grote fout. Het zijn de kleine dingen: een order die wel de deur uit is maar nog niet is afgemeld, een retour die niet is teruggeboekt, een monster dat iemand heeft meegenomen naar een klant. Vervolgens wordt er naast het systeem een lijst bijgehouden, en vanaf dat moment zijn er twee waarheden.

Het probleem zit meestal niet in de software maar in het moment van afboeken. Als registreren pas gebeurt nadat het werk af is, loop je altijd achter.

Wat Odoo hierin doet

Odoo werkt met locaties. Je magazijn, een schap, een bestelbus, de klant en de leverancier zijn allemaal locaties, en elke beweging is een verplaatsing van de ene naar de andere. Daardoor is een correctie nooit een los getal maar altijd een boeking die je kunt herleiden.

• Aanvulregels die automatisch een bestelling of productieorder voorstellen zodra een artikel onder een minimum komt.
• Reserveringen, zodat je ziet welk deel van je voorraad al aan orders is toegewezen en wat echt vrij beschikbaar is.
• Partij- en serienummers als je moet kunnen traceren welke levering bij welke klant terecht is gekomen.
• Voorraadtellingen per locatie of artikelgroep, zodat je kunt tellen zonder het magazijn stil te leggen.
• Koppeling met inkoop en verkoop, zodat een verkooporder direct de beschikbaarheid raakt en een ontvangst direct de voorraad ophoogt.

Omdat elke beweging ook een financiële kant heeft, zie je in de boekhouding terug wat je voorraad waard is zonder dat je dat apart bijhoudt.

Wanneer je het aanzet

Voorraad is zinvol zodra je fysieke producten koopt of maakt en meer dan één persoon eraan komt. Verkoop je vooral uren of diensten, dan heb je het niet nodig. Twijfel je, dan is de vraag simpel: houdt iemand op dit moment een lijst bij naast het systeem? Zo ja, dan is dit de module die dat overbodig maakt.

Zet hem gelijk aan met inkoop en verkoop. Losstaand voorraadbeheer levert je een tweede administratie op in plaats van één.

Hoe voorraad en inkoop samenkomen in een groothandel staat op Odoo voor handel.

Wat het is

Productie gaat over wat je zelf maakt of samenstelt. Je legt vast welke materialen en bewerkingen een product nodig heeft, en Odoo maakt daar productieorders van die materiaal afboeken en het eindproduct toevoegen aan je voorraad.

Waar het in de praktijk misgaat

De receptuur zit in de kennis van de mensen op de werkvloer. Dat werkt, tot iemand vertrekt of tot er twee mensen zijn die het net anders doen. Er is dan geen vastgelegd antwoord op de vraag wat er precies in zit.

Daarnaast klopt de voorraad van halffabricaten meestal niet. Het materiaal is uit het magazijn gehaald, het eindproduct is nog niet af, en in het systeem is die tussenstand niet zichtbaar. Bij een klantvraag over levertijd wordt het dan een rondje langs de werkvloer.

Wat Odoo hierin doet

De stuklijst is de vastlegging van wat een product nodig heeft. Zodra je een productieorder start, weet Odoo welk materiaal er af moet en wat er straks bij komt.

• Stuklijsten in meerdere niveaus, inclusief varianten en optionele onderdelen.
• Werkorders en bewerkingen per werkplek, met de volgorde en de verwachte tijd per stap.
• Materiaalbehoefte die doorwerkt naar inkoop, zodat een productieorder de benodigde bestellingen aanstuurt.
• Onderhanden werk dat zichtbaar wordt als eigen voorraadpositie, in plaats van als gat tussen materiaal en eindproduct.
• Kwaliteitscontroles op vaste punten in het proces, met vastlegging van wat er is gecontroleerd.
• Kostprijsopbouw uit materiaal en bewerkingstijd, waarmee je ziet wat een product je werkelijk kost.

Wanneer je het aanzet

Zodra je van losse onderdelen iets anders maakt en de samenstelling ervan wilt vastleggen. Ook lichte assemblage telt mee: als je sets samenstelt uit losse artikelen, heb je hier al baat bij.

Begin met de stuklijsten en de productieorders. Werkorders per werkplek en tijdregistratie op de vloer zijn een tweede stap, en die is alleen zinvol als er ook echt iemand op die schermen gaat werken.

De inrichting van stuklijsten en werkorders staat op Odoo voor productie.