Begin niet bij het systeem maar bij het proces dat het meeste tijd kost. Kijk waar mensen naast Odoo werken, in Excel of in hun hoofd, en zoek daar de oorzaak. Wat ik bij bedrijven die al Odoo draaien bijna altijd aantref: ongeveer de helft van wat is ingericht wordt niet gebruikt. Een deel loopt goed, en een deel is nooit volledig ingericht of uitgelegd, waardoor niemand het gebruikt. Verbeteren is dan geen herimplementatie. Het is één proces tegelijk terugbrengen naar hoe het werk nu echt loopt, te beginnen bij het proces dat het meeste oplevert.
Waarom gaat Odoo na verloop van tijd knellen?
Odoo gaat knellen omdat het bedrijf verder is gegaan en het systeem is blijven staan, niet omdat de implementatie mislukt is. Facturen gaan de deur uit, de voorraad staat erin, de boekhouding sluit. En toch kost het meer moeite dan zou moeten. Er staat een Excel naast voor de planning. De verkoopmedewerker houdt zijn eigen lijstje bij omdat hij het in Odoo niet terugvindt. De maandcijfers kloppen pas na twee dagen nawerk.
Dat is de situatie waar de meeste bedrijven van vijf tot vijfentwintig mensen na een jaar of twee in belanden. Bij de start wordt Odoo ingericht op hoe het bedrijf op dat moment werkt. Dat is logisch, je kunt niet inrichten op wat je nog niet weet. Maar in de jaren daarna verandert er van alles. Er komt een tweede vestiging, een nieuwe productgroep, iemand vertrekt die de enige was die het inkoopproces begreep. Elke keer past iemand zijn manier van werken aan. Het systeem niet.
Het gevolg is dat er langzaam een laag ontstaat naast Odoo. Handmatige stappen, dubbel invoerwerk, lijstjes buiten het systeem. Niemand besluit daartoe, het gebeurt gewoon. En omdat het stap voor stap gaat, valt het niemand op tot het moment dat het overzicht weg is of de cijfers niet meer kloppen. Wat er ook ontstaat: een stapel openstaande vragen en actiepunten die niemand oppakt, omdat ze nooit urgent genoeg zijn en er niemand eigenaar van is.
Waar zit het bijna altijd?
Als een bedrijf zegt dat Odoo "beter moet", zit de oorzaak zelden verspreid over het hele systeem; meestal komt het neer op een van deze drie plekken.
De inrichting past niet meer bij het proces
De verkoopflow is nog ingesteld op offertes die altijd via de directeur gaan, terwijl inmiddels drie mensen zelfstandig verkopen. Of het magazijn is als één locatie ingericht terwijl er nu twee zijn. Dan gaat iedereen om het systeem heen werken, en dat is geen gebrek aan discipline. Het is een teken dat de inrichting achterloopt.
De helft van wat er staat wordt niet gebruikt
Bij de implementatie zijn modules aangezet en velden aangemaakt die nooit in gebruik zijn genomen, of die nooit volledig zijn ingericht of uitgelegd. Ze staan in de weg, maken schermen onoverzichtelijk en zorgen dat mensen niet weten wat verplicht is en wat niet. Bij de meeste bedrijven die ik hiervoor bezoek, is dit ongeveer de helft van de inrichting. Opruimen en afmaken is hier effectiever dan toevoegen.
De rapportages kloppen wel, maar niemand vertrouwt ze
Omdat een deel van de informatie buiten Odoo wordt bijgehouden, geven de standaardrapporten geen compleet beeld. Dan bouwt de boekhouder zijn eigen overzicht in Excel, en na verloop van tijd is dat het echte rapport geworden. Het systeem is dan geen bron van waarheid meer maar een invoerscherm.
Alle drie de oorzaken hebben hetzelfde kenmerk: ze zijn niet technisch. Er hoeft geen module bij en er is geen maatwerk nodig. Het is procesoptimalisatie: de inrichting terugbrengen naar hoe het werk nu loopt, afmaken wat half is blijven liggen, en weghalen wat in de weg staat.
Waar kun je zelf naar kijken?
Je hoeft geen technische kennis te hebben om te zien waar de winst zit; drie vragen die in een half uur beantwoord zijn, wijzen bijna altijd de plek aan.
Welke Excel-bestanden bestaan er naast Odoo?
Loop de afdelingen langs en vraag welke lijsten mensen bijhouden buiten het systeem. Kijk wat erin staat dat niet in Odoo staat. Elk bestand is een aanwijzing voor iets dat het systeem zou moeten doen maar niet doet, of wel doet maar waar niemand van weet.
Welke handelingen doet iemand elke week op precies dezelfde manier?
Dubbele invoer, gegevens overtypen van het ene scherm naar het andere, een export maken om iets na te rekenen. Dat zijn processen die geautomatiseerd of anders ingericht kunnen worden. Vraag ook hoeveel tijd het kost; dat getal maakt de prioriteit duidelijk.
Wie is de enige die een bepaald deel van Odoo begrijpt?
Als het antwoord één naam is, zit daar een risico en meestal ook een proces dat nooit fatsoenlijk is vastgelegd. Zodra die persoon op vakantie is of vertrekt, staat dat deel van het bedrijf stil.
De antwoorden op deze vragen zeggen meer over waar Odoo verbeterd moet worden dan welke technische analyse ook. Schrijf ze op voordat je met een consultant praat, ook met mij. Het scheelt het eerste uur van elk gesprek.
Heb je de drie vragen beantwoord en wil je weten wat ermee kan? Vertel wat er bij jou speelt; een half uur meekijken is genoeg om te zien waar de eerste winst zit.
Wat betekent verbeteren in de praktijk?
Verbeteren begint bij het proces, niet bij het systeem. Eerst kijken hoe het werk nu echt loopt, inclusief de omwegen. Dan bepalen hoe het zou moeten lopen. Pas daarna Odoo daarop aanpassen. Wie het andersom doet, en meteen in de instellingen duikt, lost de zichtbare klacht op en laat de oorzaak staan.
In de praktijk gaat dat in overzichtelijke stappen. Eén proces tegelijk, te beginnen bij het proces dat het meeste tijd kost of de meeste fouten oplevert. Geen herimplementatie, geen half jaar project. De eerste winst is vaak niet eens een nieuwe inrichting, maar het eindelijk oppakken van de openstaande vragen en actiepunten die maanden zijn blijven liggen: dingen die iedereen wist, maar waar niemand tijd voor maakte.
Wat je daarbij mag verwachten: een deel van het werk is opruimen. Velden uit, modules die niemand gebruikt uit, schermen terug naar wat nodig is. Een deel is afmaken: de helft die nooit volledig is ingericht of uitgelegd, alsnog werkend maken en overdragen. Een deel is opnieuw instellen: de verkoopflow zoals hij nu loopt, het magazijn met twee locaties. En een deel is afspraken: wie voert wat in, en wat betekent een status. Dat laatste is geen Odoo-werk, maar zonder die afspraken werkt geen enkele inrichting.
Wanneer is verbeteren niet genoeg?
Soms is de inrichting zo ver van de praktijk af komen te staan dat repareren meer werk kost dan opnieuw beginnen. Dat is bij bedrijven van deze omvang zeldzaam. In de afgelopen jaren heb ik het twee keer gedaan, beide keren bij een overstap naar een nieuwe Odoo-versie: een volledig nieuwe database, zonder het oude maatwerk, met alleen de bestaande data meegenomen. De schone start was daar goedkoper dan het maatwerk over de versiegrens heen tillen.
Het signaal is meestal dat de drie plekken hierboven allemaal tegelijk spelen: de inrichting past nergens meer, de helft staat ongebruikt en niemand vertrouwt de cijfers. Dan is elk proces dat je repareert een pleister op een systeem dat als geheel niet meer klopt. Als je twijfelt of je situatie daaronder valt, is dat een korte vraag die je beter vooraf stelt dan halverwege een traject. Wat een nieuwe start kost, lees je in Wat kost een Odoo-implementatie.